Wdrożenia / Produkcja serów topionych

Przedsiębiorstwo SERTOP Sp. z o.o. to firma z tradycjami oparta w całości na polskim kapitale. Produkcją serów topionych zajmuje się od 1973 roku, wówczas jeszcze jako Zakład Wytwórczy Serów Topionych. Pod obecną marką działa od 1991 roku. Firma zawsze stawiała na jakość swoich produktów, czego efektem było uzyskanie w 1997 roku -jako pierwsza polska firma w branży – Certyfikatu Systemu Zapewnienia Jakości na zgodność z normą PN-ISO 9002:1996. Obecnie firma stosuje zintegrowany System Zarządzania Jakością zgodny z PN-ISO 9001:2001 z zachowaniem wymagań HACCP.

Wieloletnia tradycja, sprawdzona technologia oraz ścisła kontrola jakości na każdym etapie produkcji gwarantują wysoką jakość produktów z marką SERTOP. Potwierdzają to liczne nagrody i wyróżnienia zdobywane na targach i wystawach, m.in. godło TERAZ POLSKA. Dzięki jakości swoich produktów firma SERTOP jest jednym z liderów rynku.

Do 2004 roku firma wykorzystywała programy DOS-we do obsługi produkcji, sprzedaży, księgowości i płac. Poszczególne elementy systemu działały niezależnie. Były to systemy różnych producentów. Współpraca między nimi polegała na wymianie niezbędnych danych. Programy korzystały z oddzielnych baz. Taki sposób integracji powodował opóźnienia w dostępie do danych. Problemem była też stabilność poszczególnych modułów.

Firma zwiększała możliwości produkcyjne przez zakup nowoczesnych maszyn, nie szła z tym w parze jednak informatyzacja. Brakowało systemu informatycznego, który umożliwił by powiązanie zarządzania dostawami z kontrolą jakości dostaw oraz magazynem surowców. W procesie planowania produkcji utrudniony był dostęp do informacji pochodzących z laboratorium dotyczących surowców. Informacje te pochodziły z różnych źródeł, w tym również z dokumentacji papierowej.
Koszty materiałowe były rejestrowane i rozliczane dopiero po zakończeniu miesiąca. System nie dawał wystarczającego wsparcia w procesie bieżącego planowania zapotrzebowania na materiały i planowania zleceń produkcyjnych.

Ze względu na brak możliwości rozbudowy wykorzystywanych systemów, coraz trudniejsze było spełnianie wymagań formalnych stawianych przez powstające sieci handlowe, do których firma SERTOP dostarczała swoje produkty. Ponadto firma prowadziła i planowała dalszy rozwój eksportu swoich produktów nie tylko na terenie Europy ale również do Stanów Zjednoczonych. Używany system nie pozwalał na generowanie dokumentów wielojęzycznych. Problematyczne było księgowanie i rozliczanie operacji gospodarczych w różnych walutach. Dodatkowo SERTOP nie miał możliwości rejestrowania zamówień od odbiorców i kontrolowania stopnia ich realizacji, co szczególnie w przypadku współpracy z sieciami handlowymi było bardzo uciążliwe.

Z powodu rejestrowania operacji w kilku systemach uzyskanie wielowymiarowych analiz produkcji, sprzedaży, kosztów było bardzo czasochłonne i praktycznie niemożliwe w czasie rzeczywistym. Ponieważ firma stawiała sobie za cel sprostanie wymogom najwyższych norm jakościowych spełniających jednocześnie wymagania HACCP konieczne było zastosowanie rozwiązania informatycznego wspierającego realizowane w firmie procesy.

W związku z powyższym Spółka postawiła sobie za cel unowocześnienie firmy poprzez integrację systemu informatycznego na poziomie danych oraz aplikacji. Celem było aby wszystkie procesy zachodzące w firmie były obsługiwane przez jedną aplikację. Została podjęta decyzja o wdrożeniu zintegrowanego systemu zarządzania, stawiając jako główne kryteria wyboru:

• System musi obejmować wszystkie istotne procesy w firmie
• Możliwość dostosowania do specyficznych potrzeb firmy SERTOP, głównie w zakresie produkcji i laboratorium
• Niezawodna, znana baza danych
• System musi być sprawdzony na rynku
• Producent oprogramowania musi być wiarygodny i zapewniający rozwój programu w przyszłości  

Firma SERTOP sp. z o.o. zdecydowała się na wybór systemu klasy ERP – Comarch CDN XL, ponieważ jego funkcjonalność obejmuje wszystkie obszary działalności firmy oraz jest systemem otwartym, pozwalającym na jego dostosowanie do potrzeb firmy. Specyfika produkcji wymagała zastosowania, oprócz standardowej funkcjonalności Comarch CDN XL, rozwiązań dedykowanych. Została przygotowana aplikacja do układania receptur, bazująca na danych o surowcach znajdujących się w magazynie. Do wprowadzania szczegółowych parametrów surowców został przygotowany moduł Laboratorium. Moduł umożliwił ewidencję wyników badania surowców, dodatków, badań międzyoperacyjnych, wyrobów gotowych oraz reklamacji. Umożliwiono automatyczne odnotowywanie informacji o wynikach w bazie Comarch CDN XL i udostępnianie z poziomu wszystkich modułów systemu.

Dodatkowo wprowadzono możliwość rejestrowania kontaktu z klientem już od momentu złożenia zapytania ofertowego, poprzez przygotowanie oferty, zarejestrowania zamówienia po dostawę produktów. Został rozwiązany problem sprzedaży towarów konfekcjonowanych do sieci handlowych przez zastosowanie Zleceń Kompletacji oraz umożliwienie raportowania sprzedaży według produktów podstawowych. W celu zaspokojenia potrzeb poszczególnych działów system zostały uzupełniony o dedykowane raporty pozwalające na analizę w czasie rzeczywistym danych związanych z dostawcami i odbiorcami. Oprócz dedykowanych raportów został wdrożony moduł controllingu który jest znakomitą platformę wykorzystywaną do samodzielnych analiz.

Wdrożenie w firmie SERTOP Sp. z o.o. wykonał Złoty Partner COMARCH, firma 2BSoft z Gliwic. Pierwszym etapem wdrożenia była, przeprowadzona w lipcu i sierpniu 2003r. szczegółowa analiza procesów zachodzących w firmie i stworzenie na tej podstawie „Projektu wdrożenia” systemu Comarch CDN XL. W kolejnych etapach przygotowano dedykowane moduły, przeprowadzono instalację, konfigurację oraz migrację danych z poprzednich systemów. W pierwszych miesiącach 2004r. zostały przeprowadzone szkolenia przyszłych użytkowników systemu. System został uruchomiony z chwilą wejścia Polski do Unii Europejskiej na początku maja 2004. Inwestycja była współfinansowana ze środków pochodzących z Unii Europejskiej.

Firma SERTOP korzysta na bieżąco z nowych wersji oprogramowania Comarch CDN XL. W najbliższym czasie planowane jest przejście na wersję 8.0. systemu Comarch CDN XL. Ponadto od ponad roku wykorzystywana jest funkcjonalności modułu Optima Kadry i Płace dla pełnego zarządzania kasą zapomogowo-zaliczkową.

• Nastąpiła integracja wyników badań prowadzonych przez laboratorium z dostawami zewnętrznymi i przyjęciami wyrobów gotowych.
• Wdrożenie systemu pozwoliło na lepszą obsługę klienta poprzez szybki dostęp do informacji.
• Uproszczono procesy księgowe.
• Zlikwidowano opóźnienia w rejestracji dokumentów.
• Uruchomiono wielowymiarowe analizy sprzedaży, pozwalające na optymalizację portfela produktów i koncentracje na kluczowych odbiorcach.
• Dzięki integralności systemu został skrócony czas uzyskiwania wymaganych analiz.
• Obniżono koszty dzięki integralności systemu.