Wiedza

Wdrożenie KSeF w 4 prostych krokach

Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie ustrukturyzowanych e-faktur w jednolitym formacie XML.
 

Dla kogo jest KSeF?
System obejmie wszystkich przedsiębiorców – zarówno VAT-owców, jak i firmy zwolnione z VAT oraz podmioty z NIP-em polskim uczestniczące w procedurze OSS. Od 2026 roku korzystanie z KSeF będzie się obowiązkowe:

• dla dużych firm, których wartość sprzedaży przekroczy w 2025 roku 200 mln zł - od 1 lutego 2026 r.;
• dla pozostałych firm od 1 kwietnia 2026 r.
  
  

Korzyści z wdrożenia KSeF:

• Eliminacja papierowych dokumentów i e-faktur w PDF;
• Automatyzacja procesów i oszczędność czasu;
• Bezpieczna wymiana danych z kontrahentami;
• Skrócenie terminu zwrotu VAT (z 60 do 40 dni);
• Pełna zgodność z przepisami i ochrona przed karami.
   

Jak się przygotować?
Przedsiębiorcy powinni:

• Przeanalizować obecne procesy fakturowania oraz wprowadzania faktur kosztowych;
• Zapewnić szkolenia dla pracowników;
• Wybrać system ERP z integracją KSeF (zapewniający automatyzację komunikacji);
• Skorzystać z wersji demo do testów.
  
  

Rozwiązania Comarch ERP:
Systemy Comarch ERP (m.in. Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima) zapewniają kompleksową integrację z KSeF.

 

Jak krok po kroku przygotować firmę do KSeF w systemie Comarch ERP XL?

W związku ze zbliżającym się obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wiele firm staje przed wyzwaniem prawidłowego przygotowania się do tej zmiany. W 2BSOFT wdrażamy Comarch ERP XL z pełnym wsparciem dla KSeF i oferujemy sprawdzoną ścieżkę wdrożeniową, dzięki której cały proces przebiega sprawnie i bezpiecznie.

Etap 1: Uruchomienie konta demo KSeF

Pierwszym krokiem jest aktywacja konta testowego (tzw. środowisko demo) na platformie KSeF. Umożliwia ono symulację przesyłania e-faktur bez skutków prawnych. To idealne środowisko do sprawdzenia poprawności integracji systemu ERP z KSeF oraz identyfikacji ewentualnych rozbieżności w danych.

Etap 2: Warsztaty wstępne – pierwsze kroki z KSeF

Po uruchomieniu konta demo organizujemy warsztaty wstępne w trakcie których:

• omawiamy podstawowe zasady funkcjonowania KSeF,
• prezentujemy jego obsługę w Comarch ERP XL,
• dokonujemy testowej wymiany faktur w trybie demo,
• analizujemy ewentualne błędy i wskazujemy obszary wymagające dostosowania.

To świetna okazja, aby zespół księgowy i techniczny mógł zobaczyć cały proces „na żywo”.

Etap 3: Praca w środowisku demo

Po zakończeniu testów i analizie zidentyfikowanych rozbieżności, klient przesyła nam listę obszarów do korekty. Po ich wdrożeniu uruchamiamy pełną obsługę KSeF w trybie demo. W tym etapie:

• aktywujemy odpowiednie uprawnienia w systemie,
• generujemy token uwierzytelniający,
• konfigurujemy automatyczną wysyłkę i odbiór faktur z KSeF,
• uruchamiamy seryjne wysyłki i odbiory UPO.

Etap 4: Przejście na tryb produkcyjny

W oparciu o wypracowane w poprzednich krokach rozwiązania wprowadzamy je do środowiska produkcyjnego. Na tym etapie system Comarch ERP w pełni komunikuje się z KSeF w trybie produkcyjnym.

 

Dlaczego warto wdrożyć KSeF z 2BSOFT?
Jako Partner Comarch zapewniamy kompleksowe wsparcie: od analizy procesów po pełną integrację z systemami Comarch ERP.

• Wieloletnie doświadczenie we wdrożeniach Comarch ERP XL;
• Znajomość technologii KSeF i pełna integracja z systemem;
• Praktyczne warsztaty z ekspertami;
• Minimalizacja ryzyka błędów i zgodność z wymogami prawnymi.

Masz pytania? Potrzebujesz pomocy we wdrożeniu KSeF? Zapraszamy do kontaktu.